エクセルになくてはならない超便利機能「オートフィル」！
でも、どんなときにコピーになって、どんなときに連続データになるか自信もって操作してますか？
この記事では
- 連続データ、コピーの規則性
- オートフィルの種類
- オートフィルオプション
- 文字列の連続データのカラクリ
について解説します。
ますますオートフィルが便利になること間違いなしです。
オートフィルとは
データの入ったセルを選択し、マウスカーソルを右下にもっていくと、カーソルが黒い十字形になります。
この状態で下方向にドラッグすると、ドラッグしたところまで自動的にデータが埋められます。
これがオートフィルです。
埋められるデータは基本的に元のデータのコピーです。
数値や日付など、連続性のあるデータでは連続データで埋めることもできます。
また、ドラッグする方向は４方向どちらでもOKです。
コピーか連続データか
オートフィルがコピーになるときと、連続データになるときのルールを説明します。
基本、
- 数値はコピー。
- 日付は連続データ。
Ctrl キーを押しながらオートフィルすると、逆の動作になります。
- 数値は連続データ。
- 日付はコピー。
連続性を明示したうえで、強制的に連続データをつくる方法もあります。
「１」「２」と入力したセルを２つとも選択した状態でオートフィルすると
「１ずつ増える」という規則性が認識されて、連続データになります。
日付も同じく。
「○○ずつ増える (または減る)」の数値はいくつでもOKです。
このときCtrl キーを押しながらだと、逆に２セルのコピーになります。
文字列においても「月」など連続性のあるデータでは「月、火、水、…」と連続データになります。
オートフィルオプション
オートフィル直後、右下に表示されるアイコンがオートフィルオプションです。
これをクリックすると「オプション」のメニューが表示されます。
| セルのコピー | |
| 連続データ | |
| 書式のみコピー(フィル) | 書式のみコピー。値はコピーしない。 |
| 書式なしコピー(フィル) | 値のみコピー |
| フラッシュフィル | フラッシュフィルします。 |
フラッシュフィルについては、「オートフィル」と「フラッシュフィル」のどちらかを選択するというシチュエーションが思い浮かばないので、ほとんど使用機会はないでしょう。
また「書式なしコピー」以外すべて、書式もコピーされます。
日付データをオートフィルすると、オプションが少し変わります。
増えるのは
連続データ (日単位・週日単位・月単位・年単位) の４つです。
「週日単位」とは、土・日をぬいた平日の連続データです。
「月単位」は、うるう年・大の月・小の月を考慮した月単位になります。
ダブルクリックオートフィル
オートフィルするとき、となりの列 ( 右でも左でも OK ) にすでにデータが入っているときは、十字形のカーソルをダブルクリックしてみてください。
となりの列の行数を自動的に認識して、おなじ行数分オートフィルしてくれます。
表に関数列などを追加するときにとても便利です。
その場でダブルクリックすればいいので、巨大な表でも一瞬で列が完成します。
右オートフィル
マウスの右ボタンでオートフィルすることもできます。
オートフィルの動作自体は同じです。
オプションのメニューが少し増えます。
他のオプションにないメニューのみ説明します。
「連続データ ( 加算 )」「連続データ ( 乗算 )」「連続データ…」の３つです。
たとえば
「2」「4」と入力した２セルを、右オートフィルします。
連続データ (加算) は 2 → 4 を ” プラス 2 ” とみての連続データ。
連続データ (乗算) は 2 → 4 を ” かける 2 ” とみての連続データ。
いちばん下の「連続データ…」は、
「ホーム」タブ→「編集」→「フィル」→「連続データの作成」
と同じものです。
文字列の連続データ (ユーザー設定リスト)
「月」をオートフィルすると「月、火、水、・・・」となります。
また「子」をオートフィルすると「子、丑、寅、・・・」となります。
はじめて見たとき感動しませんでしたか？
じつはこれにはカラクリがあるんです。
「ファイル」タブ→「オプション」→「詳細設定」→「全般」→「ユーザー設定リストの編集」
「ユーザー設定リストの編集」から、連続データに使用するリストを編集できます。
左わくに表示されているのが、初期値で入っているリストです。
「日、月、火、水、・・・」とか「子、丑、寅、・・・」というリストが見えますね。
ためしに「げつようび」とひらがなでセルに入力してオートフィルしてみましょう。
連続データにはできません。リストにないからです。
オリジナルのリストを追加できます。
「リストの項目」に入力。項目は Enter で区切ります。
出来たら「追加」ボタンをクリック。
またはシート上にリストを作り、その範囲を「リストの取り込み元範囲」に入れて「インポート」。
残念ながら、これは一度きりのインポートで、データを自動更新するようなリストは作れません。
このようにして、オリジナルの文字列の連続データをオートフィルで作ることが可能です。
まとめ
意外とオプションメニューが多くて、混乱したでしょうか？
基本、日付以外は “コピー” 。Ctrl を押しながらだと反対になる。
まで頭に入れておけば、混乱することはないでしょう。
ダブルクリックはぜひ使ってください。
文字列の連続データは、ユーザー設定リストをうまく活用しましょう。
アルファベット (A,B,C,D…) などは、リストを作っておくと便利です。